第一章 总则

第一条 为了统一学校公文写作格式，提高公文写作质量，加强学校公文管理工作，使学校的公文处理实现程序化、规范化、制度化和科学化，参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》，结合学校实际，制定本规定。

第二条 学院办公室、学院党委办公室（以下简称两办）是学校公文处理的管理机构，负责主管学校的公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，并负责指导学校各部门、各单位的公文处理工作。各部门、各单位要指定一名兼职文秘人员负责本部门、本单位的公文处理工作。

第三条 公文处理要做到及时、准确、安全，要严格执行和遵守国家保密法律法规和相关规定。

第二章 公文种类

第四条 学校公文种类主要包括：

（一）决议 经过会议讨论通过的对于重要议项所作决议的文件。

（二）决定 对重要事项或重大行动所作的决策性安排的文件。

（三）通告（公告）在一定范围内公布的要求大家对有关事项周知或共同遵守的文件。

（四）通报 表彰先进，批评错误，传达重要精神或重要情况的文件。

(五) 通知 要求下属部门和单位对有关事项进行办理或周知的文件、关于批转下属部门或单位公文的文件、关于转发上级机关和不相隶属机关公文的文件、公布任免和聘用干部的文件，以及关于发布规章制度、印发工作计划或工作总结的文件等。

（六）请示 向上级机关请求指示或请求批准的文件。

（七）报告 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问的文件。

（八）批复 答复下属部门和单位请示的文件。

（九）函 与不相隶属部门或单位之间商洽工作或者询问及答复问题的文件、向不相隶属的主管部门请求批准的文件。

(十)会议纪要 记载和传达会议精神和会议议定事项的文件。

第三章 公文格式

第五条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

第六条 公文的各组成部分一般要符合以下要求：

（一）发文机关应当写全称或规范化简称。属于联合行文的主办机关应当排列在前。

（二）属于紧急公文应当标明“特急”或“急件”。

（三）发文字号应包括机关代字、年份、序号。联合行文的发文字号只标明主办机关的发文字号。

（三）属于上报的公文应当在首页注明签发人姓名。

（四）公文如有附件，应当在公文的正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

（五）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合下发的公文发文机关都应当加盖印章。

（六）公文成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准。

（七）公文应当标明主题词。上报的文件应当按照上级机关的要求标明主题词。

第四章 行文规则

第七条 公文文字从左至右横写横排。公文用纸采用国际标准A4型，（长297毫米，宽210毫米）。多页公文左侧装订。张贴的公文用纸大小可根据实际需要确定。

第八条 草拟公文应当符合以下要求：

（一）使用规范简化汉字，遵守现代汉语行文规范，观点鲜明，条理清楚，篇幅力求简短。

（二）使用Word 文档打印。标题用小二号字 ，黑体。正文用小四号字，宋体（文字较少的单页公文可用四号字）。篇幅较长的公文第一级层次的题目可用黑体，与上文之间空一行。

（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体年、月、日。

（四）结构层次序号第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。层次序号如果在自然段开头处，序号前要空两格。

（五）公文标题应当标明发文机关（使用发文机关公文统一用纸者除外）和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）公文中的数字除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（六）公文中的计量单位必须使用国家法定计量单位。

（七）公文种类应当明确，一件公文不能属于两个或两个以上公文种类。“请示”类公文应当一文一事，“报告”类公文不得夹带请示事项。

第五章 公文处理

第九条 公文的草拟按职责归口管理。属于职能部门职责的由职能部门草拟，属于学校全局性、综合性事项的由学院两办草拟。

第十条 拟上报或下发的公文，由拟文部门领导认真核稿并签署意见后，送交两办。两办对来文进行审核，确定来文是否需要由两办行文、文稿的内容是否真实准确、文字表达和公文格式是否符合要求，经审核合格后予以登记、编号，呈主管院领导签发。签发人对所签发公文的内容全面负责。

第十一条 学院两办为学院收文办理的主管部门。收文由两办秘书签收登记，由院办主任批转批办。凡需承办的公文，经院领导批示或两办批转后，由相关职能部门按批示意见和文件要求进行办理。凡需传阅的公文，由两办秘书分送有关人员传阅。阅文人员应在阅后及时将公文退还两办。

第十二条 上级秘密公文的传递必须采取保密措施。秘密公文除绝密或注明不准翻印者外，如需翻印须经两办报上级主管部门同意。翻印秘密公文应当注明翻印机关、翻印时间、翻印份数和印发范围。密码电报不得翻印或复制。

第六章 公文立卷、归档和销毁

第十三条 属于上报和下发的公文在公文办理完毕后，由经办人员将公文原稿、正式文稿及相关材料整理好，交由两办立卷。属于向上级请示类的公文在立卷时应将上级批复或答复结果一并存入，无结果的亦应注明。属于上级机关来文的公文在传阅、承办完毕后，由两办收回、整理、立卷。每年年终时，两办主任应当组织文秘工作人员将当年的公文文卷向档案管理部门移交存档。

第十四条 没有归档和存档价值的公文，经过两办鉴别并报经主管领导批准后，可以定期销毁。销毁秘密公文应当进行登记，并由2人监销，以保证秘密公文不丢失、不漏销。

第七章 附则

第十五条 本规定由院长办公会议讨论通过后发布施行，由学院办公室负责解释。